Vai Trò Của Kỹ Sư Tư Vấn Giám Sát Trên Công Trường

Trên các công trường xây dựng mọi người thường hay biết đến các chủ thể gồm có Chủ Đầu tư, Nhà thầu thi công xây lắp, Tổng thầu, Thầu phụ. Các công trường xây dựng cũng thường chỉ quảng bá hình ảnh của đơn vị thi công xây dựng và Chủ đầu tư công trình. Tuy nhiên, còn có một thành phần cũng rất quan trọng tham gia vào một dự án là đơn vị Tư vấn giám sát, những người đội mũ bảo hiểm trắng những người Kỹ sư tư vấn giám sát thường xuyên xuất hiện trên công trường và trong các buổi họp giao ban dự án.

Cơ sở thực hiện nhiệm vụ của Kỹ sư tư vấn giám sát:

Hợp đồng với Chủ đầu tư với đơn vị hoặc cá nhân Kỹ sư tư vấn giám sát:

Người Kỹ sư tư vấn giám sát sẽ thực hiện nhiệm vụ căn cứ trên Hợp đồng ký với Chủ đầu tư về phạm vi công việc, trách nhiệm và nghĩa vụ quy định cụ thể trong các điều khoản hợp đồng. Để đơn giản, có thể hiểu là người Kỹ sư Tư vấn giám sát, theo hợp đồng tư vấn với Chủ đầu tư sẽ giám sát Nhà thầu thi công xây lắp thực hiện đúng hợp đồng Xây lắp ký với Chủ đầu tư, theo đúng thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật được duyệt. Đây là thực hiện một phần việc giám sát xây dựng của Chủ đầu tư đối với Nhà thầu xây dựng. Về việc giám sát của Tổng thầu với các thầu phụ sẽ không thuộc nội dung trong bài viết này.

Hợp đồng giữa Chủ đầu tư với Nhà thầu thi công xây lắp:

Thực hiện nhiệm vụ của Kỹ sư tư vấn giám sát, ngoài quy định trong hợp đồng tư vấn ký với Chủ đầu tư ra, còn có quy định về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Kỹ sư tư vấn trong hợp đồng giữa Chủ đầu tư với Nhà thầu (Tổng thầu) thi công xây lắp. Các nội dung trong này, về cơ bản thống nhất với nhau trong suốt quá trình thực hiện dự án.

Trách nhiệm của Tư vấn Giám sát:

Trong việc đảm bảo chất lượng dự án, Tư vấn giám sát đóng một vai trò quan trọng. Là một trong những thành phần chủ chốt tham gia vào công tác kiếm soát, đảm bảo chất lượng (Chủ đầu tư, Tư vấn thiết kế, Tư vấn giám sát, Nhà thầu thi công), Tư vấn giám sát sẽ phải giám sát công việc của Nhà thầu theo hợp đồng ký với Chủ đầu tư và theo những tiêu chuẩn cụ thể đảm bảo đưa dự án hoàn thành đúng mục tiêu, đúng tiến độ, đúng dự toán, đúng với quy mô, phạm vi công việc.

1. Hoàn thành mục tiêu chất lượng đã đề ra
2. Xem xét hồ sơ thiết kế bản vẽ hợp đồng và xử lý những chỗ không rõ ràng/ lỗi xuất hiện trong hồ sơ hợp đồng
3. Xem xét đánh giá biện pháp thi công
4. Phê duyệt tiến độ thi công của Nhà thầu
5. Giám sát và kiểm tra định kỳ các công việc thực hiện
6. Xem xét và phê duyệt vật liệu xây dựng
7. Xem xét và phê duyệt bản vẽ thi công, bản vẽ chế tạo
8. Giám sát vật liệu xây dựng
9. Giám sát và kiểm soát chi phí xây dựng
10. Giám sát và kiểm soát tiến độ xây dựng
11. Duy trì hồ sơ dự án
12. Duy trì Nhật ký ghi chép các công việc Tư vấn giám sát, các công việc hoàn thành
13. Tiến hành các cuộc họp điều phối tiến độ và kỹ thuật
14. Điều phối các yêu cầu và nhận xét của Chủ đầu tư liên quan đến các hoạt động trên hiện trường
15. Giao tiếp trao đổi thông tin với Nhà thầu
16. Điều phối với các cơ quan chức năng
17. Xử lý các chỉ dẫn hiện trường phục vụ cho hành động của Chủ đầu tư
18. Đánh giá và xử lý các yêu cầu thay đổi
19. Đề xuất với Chủ đầu tư việc thanh toán cho Nhà thầu.
20. Đánh giá và quyết định những vấn đề liên quan đến những điều kiện không lường trước được
21. Giám sát an toàn lao động và môi trường tại dự án
22. Giám sát thử nghiệm, vận hành thử và bàn giao dự án
23. Phát hành chứng chỉ hoàn thành

Lưu ý: một số nội dung và khái niệm có khác với những gì đang áp dụng hiện nay theo các quy định hiện hành. Người đọc có thể tham khảo và đối chiếu để điều chỉnh lại theo quy định và khái niệm tương đương hiện nay. Ví dụ: khái niệm “chứng chỉ hoàn thành” có thể đối chiếu với việc “Biên bản nghiệm thu hoàn thành”, ….

Về những gợi ý trên của trách nhiệm của Tư vấn giám sát, có thể sử dụng để đưa vào phần phạm vi công việc trong đề xuất tư vấn hoặc trách nhiệm trong hợp đồng cung cấp dịch vụ. Khi sử dụng các mẫu hợp đồng, cần lưu ý đối chiếu và định nghĩa các khái niệm chi tiết để tương thích với các quy định hiện hành.

Quy định trong các văn bản pháp luật:

Trong nhiều trường hợp, trong Hợp đồng không quy định hết các chi tiết về phạm vi công việc Tư vấn giám sát mà người Kỹ sư tư vấn giám sát thực hiện, chỉ ghi chung hoặc tham chiếu đến các văn bản quy định pháp luật khác. Khi đấy, đơn vị Tư vấn giám sát, người Kỹ sư tư vấn giám sát cần thực hiện lập Đề cương chi tiết cho công tác tư vấn giám sát, trong đó định nghĩa rõ về phạm vi công việc cụ thể, được điều chỉnh phù hợp với dự án, các yêu cầu về nhân lực, sản phẩm tư vấn.

Luật Xây dựng và các văn bản dưới Luật quy định cho việc này như thế nào:

Về phạm vi công việc mà người Kỹ sư tư vấn giám sát thực hiện trong và cho một dự án.

Ngoài ra, một số thay đổi, cập nhật về quyền hạn và trách nhiệm của người Kỹ sư tư vấn giám sát tại Thông tư 04/2019/TT-BXD sửa đổi Thông tư 26/2016/TT-BXD quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng, trong đó, bổ sung, sửa đổi quy định mới về công tác tư vấn giám sát thi công xây dựng công trình

Về chức danh thực hiện tại dự án và những nhiệm vụ cụ thể cho một Kỹ sư tư vấn giám sát:

Tùy theo quy mô, tính chất, kỹ thuật của công trình, cơ cấu nhân sự của tổ chức giám sát thi công xây dựng công trình bao gồm Giám sát trưởng và các Giám sát viên.

Điều 26, khoản 4, Nghị định 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 5 năm 2015

Giám sát trưởng là chức danh của cá nhân được tổ chức giám sát thi công xây dựng công trình giao nhiệm vụ quản lý, điều hành hoạt động giám sát thi công xây dựng đối với một dự án hoặc công trình cụ thể

Điều 1, mục 17, Nghị định 100/2018/NĐ-CP ngày 16 tháng 7 năm 2018

Như vậy người Kỹ sư tư vấn giám sát trong một dự án sẽ có chức danh tại dự án là Giám sát trưởng hoặc Giám sát viên. Lưu ý điều này khi sử dụng chức danh chính xác trong các báo cáo cũng như các tài liệu liên quan của dự án. Trước đây, mọi người quen với chức danh Tư vấn giám sát trưởng, thường hay được sử dụng ở các dự án có vốn đầu tư trực tiếp FDI hoặc dự án sử dụng vốn viện trợ không hoàn lại ODA. Chức danh Tư vấn giám sát trưởng trước đây cũng được định nghĩa trong Quy chế tạm thời hoạt động Tư vấn giám sát xây dựng công trình trong ngành Giao thông vận tải

Quy định cụ thể trong Thông tư 04/2019/TT-BXD

Trách nhiệm, quyền hạn của Giám sát trưởng và Giám sát viên. Điều này được quy định chi tiết, cụ thể trong Thông tư 04/2019/TT-BXD sửa đổi Thông tư 26/2016/TT-BXD quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng, trong đó, bổ sung, sửa đổi quy định mới về công tác tư vấn giám sát thi công xây dựng công trình. Nay xin liệt kê lại như sau:

Trách nhiệm, quyền hạn của Giám sát trưởng

a) Tổ chức quản lý, điều hành toàn diện công tác giám sát thi công xây dựng theo các nội dung quy định tại Khoản 1 Điều 26 Nghị định số 46/2015/NĐ-CP, phù hợp với các nội dung của hợp đồng, phạm vi công việc được chủ đầu tư giao, hệ thống quản lý chất lượng và các quy định của pháp luật có liên quan;
b) Phân công công việc, quy định trách nhiệm cụ thể và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện giám sát thi công xây dựng của các giám sát viên;
c) Thực hiện giám sát và ký biên bản nghiệm thu đối với các công việc phù hợp với nội dung chứng chỉ hành nghề được cấp trong trường hợp trực tiếp giám sát công việc xây dựng. Kiểm tra, rà soát và ký bản vẽ hoàn công do nhà thầu thi công xây dựng lập so với thực tế thi công theo quy định;

d) Tham gia nghiệm thu và ký biên bản nghiệm thu hoàn thành giai đoạn xây dựng (nếu có), gói thầu, hạng mục công trình, công trình xây dựng. Từ chối nghiệm thu khi chất lượng hạng mục công trình, công trình xây dựng không đáp ứng yêu cầu thiết kế, quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn áp dụng cho công trình; thông báo cho chủ đầu tư lý do từ chối nghiệm thu bằng văn bản;
đ) Chịu trách nhiệm trước tổ chức giám sát thi công xây dựng công trình và trước pháp luật về các công việc do mình thực hiện. Từ chối việc thực hiện giám sát bằng văn bản khi công việc xây dựng không tuân thủ quy hoạch xây dựng, giấy phép xây dựng đối với công trình phải cấp phép xây dựng, thiết kế xây dựng, hợp đồng xây dựng giữa chủ đầu tư với các nhà thầu và quy định của pháp luật;
e) Phối hợp với các bên liên quan giải quyết những vướng mắc, phát sinh trong quá trình thi công xây dựng công trình;
g) Không chấp thuận các ý kiến, kết quả giám sát của các giám sát viên khi không tuân thủ giấy phép xây dựng đối với công trình phải cấp phép xây dựng, thiết kế xây dựng, quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn áp dụng, chỉ dẫn kỹ thuật, biện pháp thi công và biện pháp đảm bảo an toàn được phê duyệt, hợp đồng xây dựng giữa chủ đầu tư với các nhà thầu và quy định của pháp luật;

h) Đề xuất với chủ đầu tư bằng văn bản về việc tạm dừng thi công khi phát hiện bộ phận công trình, hạng mục công trình, công trình xây dựng có dấu hiệu không đảm bảo an toàn, có khả năng gây sập đổ một phần hoặc toàn bộ công trình;
i) Kiến nghị với chủ đầu tư về việc tổ chức quan trắc, thí nghiệm, kiểm định hạng mục công trình, công trình xây dựng trong trường hợp cần thiết và các nội dung liên quan đến thay đổi thiết kế trong quá trình thi công xây dựng công trình (nếu có).

Trong một dự án có thể có nhiều Giám sát trưởng ?

Tùy vào dự án và cách phân chia các hạng mục và các gói thầu, Chủ đầu tư có thể quyết định số lượng Giám sát trưởng cho dự án của mình. Có thể thực hiện chỉ có một Giám sát trưởng cho toàn bộ dự án hoặc nhiều Giám sát trưởng, theo từng hạng mục công trình.

Trách nhiệm, quyền hạn của Giám sát viên

a) Thực hiện giám sát công việc xây dựng theo phân công của giám sát trưởng phù hợp với nội dung chứng chỉ hành nghề được cấp. Chịu trách nhiệm trước giám sát trưởng và pháp luật về các công việc do mình thực hiện;
b) Giám sát công việc xây dựng theo giấy phép xây dựng đối với công trình phải cấp phép xây dựng, thiết kế xây dựng, quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn áp dụng, chỉ dẫn kỹ thuật, biện pháp thi công và biện pháp đảm bảo an toàn được phê duyệt;
c) Trực tiếp tham gia và ký biên bản nghiệm thu công việc xây dựng; kiểm tra, rà soát bản vẽ hoàn công do nhà thầu thi công xây dựng lập so với thực tế thi công đối với các công việc xây dựng do mình trực tiếp giám sát;

d) Từ chối thực hiện các yêu cầu trái với hợp đồng xây dựng đã được ký giữa chủ đầu tư với các nhà thầu và quy định của pháp luật;
đ) Báo cáo kịp thời cho giám sát trưởng về những sai khác, vi phạm so với giấy phép xây dựng đối với công trình phải cấp phép xây dựng, thiết kế xây dựng, quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn áp dụng, biện pháp thi công, chỉ dẫn kỹ thuật, biện pháp đảm bảo an toàn được phê duyệt, hợp đồng xây dựng giữa chủ đầu tư với các nhà thầu và quy định của pháp luật. Kiến nghị, đề xuất từ chối nghiệm thu công việc xây dựng với giám sát trưởng bằng văn bản;

e) Đề xuất với giám sát trưởng bằng văn bản về việc tạm dừng thi công đối với trường hợp phát hiện bộ phận công trình, hạng mục công trình, công trình xây dựng có dấu hiệu không đảm bảo an toàn, có khả năng gây sập đổ một phần hoặc toàn bộ công trình và thông báo kịp thời cho chủ đầu tư xử lý;
g) Đề xuất, kiến nghị với giám sát trưởng về việc tổ chức quan trắc, thí nghiệm, kiểm định hạng mục công trình, công trình xây dựng trong trường hợp cần thiết và các nội dung liên quan đến thay đổi thiết kế trong quá trình thi công xây dựng công trình (nếu có).”

Về việc chịu trách nhiệm với tổ chức và cá nhân của Giám sát trưởng và Giám sát viên như sau:

• Giám sát trưởng Chịu trách nhiệm trước tổ chức giám sát thi công xây dựng công trình và trước pháp luật về các công việc do mình thực hiện.
• Giám sát viên Chịu trách nhiệm trước giám sát trưởng và pháp luật về các công việc do mình thực hiện.

Những mô tả nói trên về trách nhiệm và quyền hạn của Giám sát trưởng và Giám sát viên chưa chỉ rõ những đầu việc cụ thể mà một kỹ sư tư vấn hiện trường (giám sát) cần thực hiện cũng như những sản phẩm kết quả của công việc giám sát. Điều này có thể được nêu chi tiết hơn trong Đề cương Tư vấn giám sát hoặc trong Hợp đồng, Phụ lục hợp đồng. Tùy vào năng lực triển khai, yêu cầu của từng đơn vị Tư vấn, Chủ đầu tư, những nội dung này có thể khác nhau ít nhiều.

Khi thực hiện nhiệm vụ với các chức danh dự án như trên, các Kỹ sư tư vấn giám sát cũng phải tuân thủ Nội quy an toàn dự án, được trang bị và phải sử dụng đầy đủ các trang thiết bị bảo hộ an toàn cá nhân thực hiện ghi chép Nhật ký Tư vấn giám sát hàng ngày, lập các Báo cáo định kỳ của đơn vị Tư vấn theo quy định, Báo cáo đột xuất theo thực tế thực hiện. Các mẫu tài liệu này có thể tham khảo trong Thông tư 04/2019/TT-BXD và các hướng dẫn cụ thể tại từng đơn vị chuyên ngành về Tư vấn giám sát thi công xây lắp.

Yêu cầu về chứng chỉ hành nghề giám sát thi công xây dựng

Giám sát trưởng, Giám sát viên thực hiện giám sát thi công xây dựng công trình phải đáp ứng điều kiện quy định tại Khoản 9, Điều 1 Nghị định số 100/2018/NĐ-CP ngày 16/7/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ một số quy định về điều kiện đầu tư kinh doanh thuộc các lĩnh vực quản lý Nhà nước của Bộ Xây dựng tương ứng với loại và cấp công trình.

Một số kỹ năng yêu cầu người kỹ sư tư vấn nói chung và người kỹ sư tư vấn giám sát cần biết và nắm bắt để vận dụng

Các kỹ năng gồm hai phần: 1. Kỹ năng mềm, 2. Kỹ năng về kỹ thuật.

Kỹ năng mềm

1. Kỹ năng giao tiếp bằng lời (oral communication)
2. Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và tài liệu (written communication)
3. Khả năng xây dựng và duy trì nhóm làm việc (team building and maintenance)
4. Duy trì được mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động
5. Khả năng quản lý nguồn nhân lực
6. Khả năng quản lý rủi ro và giải quyết vấn đề

Kỹ năng về kỹ thuật

7. Kỹ năng quản lý an toàn
8. Sử dụng hợp đồng làm công cụ quản lý
9. Quản lý tài nguyên
10. Quản lý chi phí
11. Quản lý chất lượng
12. Quản lý và kiểm soát các hạng mục chi phí
13. Quản lý tiến độ
14. Quản lý sản xuất

Hướng dẫn về các hình thức và kỹ thuật vận dụng sử dụng kỹ năng mềm vào công việc của người kỹ sư tư vấn giám sát

Kỹ năng giao tiếp bằng lời (oral communication)

Giới thiệu chung giao tiếp truyền đạt thông tin

Giao tiếp/ truyền đạt thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong xây dựng. Giao tiếp/ truyền đạt thông tin kém là gốc rễ của mọi vấn đề trong ngành, có thể làm ảnh hưởng đến an toàn, tiến độ, chất lượng, chi phí và mọi khía cạnh khác của công việc. Do vậy, việc quan trọng là không ngừng củng cố, nâng cao kỹ năng giao tiếp cả về kỹ năng giao tiếp bằng lời cũng như bằng văn bản. Tập trung vào lĩnh vực kỹ năng giao tiếp bằng lời, dưới đây sẽ đề cập đến một số rào cản, các công cụ áp dụng để thực hành, cũng như liên quan đến giao tiếp, việc lắng nghe cũng đóng vai trò quan trọng nên có thêm một số nội dung về lắng nghe chủ động được giới thiệu. Ngoài ra, có hai nội dung khá quan trọng trong việc vận dụng kỹ năng giao tiếp bằng lời nói là quan hệ khách hàng và thương thảo, đàm phán cũng được đề cập đến.

Định nghĩa:

Giao tiếp/ truyền đạt thông tin là quá trình truyền, lắng nghe và thấu hiểu thông tin từ một người đến một hoặc nhiều người khác.

Một số tính chất cơ bản của Giao tiếp/ truyền đạt thông tin trong xây dựng:

• Gấp rút
• Tiêu tốn thời gian
• Sâu sát

Một số rào cản của việc Giao tiếp/ truyền đạt thông tin hiệu quả là:

• Rào cản vật lý
• Rào cản từ phía người nói
• Rào cản từ phía người nghe
• Rào cản khác như ngôn ngữ, văn hóa

Một số kỹ thuật cải thiện Giao tiếp/ truyền đạt thông tin hiệu quả:

• Kỹ thuật nhắc đi nhắc lại (repetition)
  • Kỹ thuật nhắc đi nhắc lại này có sự khác nhau khi việc Giao tiếp/ truyền đạt thông tin hướng đến những nhóm tiếp nhận thông tin khác nhau tại các tình huống khác nhau như trong một tình huống cho một nhóm nhỏ người nghe, hoặc tại một nơi hội họp chính thức.
  • Ví dụ tại một buổi trình bày chính thức: các nội dung sẽ được sắp xếp và giới thiệu cho người nghe về những gì sẽ được trình bày, nội dung của bài trình bày, và liên hệ đến nhiều chi tiết nhất có thể và cuối cùng là một bản tóm tắt hoặc kết luận về những điểm chính đã được trình bày. Cách làm này để chuẩn bị cho người nghe tiếp nhận, cung cấp thông tin và lặp lại các điểm quan trọng để giúp tiếp nhận và lưu lại thông tin.
  • Trong tình huống trực tiếp một đối một, việc lặp đi lặp lại một thông điệp sẽ thực hiện theo cách để những điểm quan trọng sẽ ít bị quên nhất. Người nói sẽ trình bày thông điệp. Họ sẽ lặp lại nội dung theo nhiều cách thể hiện khác nhau. Người nói cũng sẽ nhấn mạnh đến những điểm quan trọng. Họ có thể đặt câu hỏi để thử xem mức độ tiếp nhận thông điệp như thế nào và có thể nhắc lại những điểm đó để điều chỉnh, làm rõ hoặc nhấn mạnh hơn nữa.

• Kỹ thuật đề nghị người nghe nhắc lại (tell back)
  • Mục đích của kỹ thuật này là để đảm bảo rằng thông điệp được truyền đạt như dự định. Cùng với kỹ thuật này, khi thông điệp được truyền đạt, người nói có thể sẽ có yêu cầu đối với người nghe nhắc lại thông điệp. Người nói có thể sẽ sửa lại một số lỗi hoặc nhắc lại những phần bị quyên và yêu cầu người nghe nhắc lại. Chu kỳ này lặp đi lặp lại cho tới khi phản hồi lại đúng là nội dung thông điệp cần truyền đạt, qua đó đảm bảo thông điệp được tiếp nhận, thấu hiểu như dự định ban đầu. Kỹ thuật này không chỉ sử dụng để đảm bảo là thông điệp sẽ được tiếp nhận như dự định mà còn áp dụng cho việc cải thiện nội dung thông điệp để khó bị quên hơn.

• Kỹ thuật nhận sự phản hồi/ liên hệ quay lại (feedback)
  • Nội dung này nhấn mạnh đế sự tập trung hơn là kỹ thuật. Mục đích là để tìm hiểu xem người nhận thông tin có ý kiến gì đối với thông điệp. Từ quan điểm của người nhận, liệu thông điệp được chấp nhận, tiếp thu, hay bị từ chối ? Từ quan điểm người nói, thông điệp được cảm nhận mạnh mẽ, tranh cái hay là không thể nhân nhường ?
  • Khi đưa ra phản hồi, sự tập trung cần đặt vào dữ kiện cụ thể. Các bên cần khách quan nhất có thể để tránh đưa cái tôi cá nhân vào. Người phản hồi cần đưa ra ý kiến rõ ràng, tích cực và có tính hướng dẫn về cảm nhận của mình đối với thông điệp. Người phản hồi cũng nên giới hạn phản hồi của mình đối với những điểm chính thay vì tất cả các điểm.
  • Kỹ thuật nhận lại phản hồi này cũng còn có nhiều ứng dụng khác. Nó cũng giúp để lôi cuốn mọi người vào thảo luận. Nó cũng giúp có được sự chú ý của những người nghe mất tập trung. Nó cũng là một công cụ để thu hút được các ý tưởng sáng tạo khác và kéo lại sự chú ý từ người nghe.

• Kỹ thuật theo sát/ bám đuổi (follow up)
  • Bởi vì việc Giao tiếp/ truyền đạt thông tin bằng lời hiệu quả thấp và bị trôi qua nhanh nên việc theo sát/ bám đuổi bằng một hay nhiều cách khác nhau là rất quan trọng. Việc áp dụng kỹ thuật theo sát/ bám đuổi này nên thực hiện bất kỳ lúc nào khi đưa ra những chỉ dẫn bằng lời, để đảm bảo chúng được tuân theo và đảm bảo là các hành động thực hiện theo chỉ dẫn cho ra những kết quả như mong đợi. Sau khi đưa ra chỉ dẫn bằng lời, người nghe cần được thông báo rằng tiếp theo sẽ là sự thẩm định lại. Nếu thông điệp nêu ra có nói rằng sẽ có sự thẩm định thì cần phải thực hiện. Nếu không thực hiện, sẽ có sự nghi ngời đối với những Giao tiếp/ truyền đạt thông tin trong tương lại và đặc biệt đối với những việc theo đuổi và truyền đạt thông tin cụ thể.
  • Đối với những Giao tiếp/ truyền đạt thông tin bằng lời quan trọng, hành động theo sát/ bám đuổi tiếp theo là chuyển chúng thành văn bản. Nếu người kỹ sư tư vấn giám sát hoặc giám sát viên nhận được một chỉ thị bằng lời, họ cần yêu cầu ngay việc tiếp theo là nhận được chỉ thị này dưới dạng văn bản. Nếu người đưa ra chỉ thị bằng lời không có sự phản hồi lại, kỹ sư tư vấn giám sát nên theo sát/ bám đuổi bằng cách gửi lại bằng văn bản thông điệp mà anh ta nhận được bằng chỉ thị miệng và gửi lại cho người nói để xác nhận lại liệu thông điệp đã được tiếp nhận chính xác chưa. Việc này cũng tạo nên hồ sơ tài liệu rằng thông điệp đã được đưa ra và chuyển thông điệp này thành hình thức mà sẽ không thể thay đổi theo thời gian. Kỹ thuật Theo sát/ theo đuổi này sẽ giảm thiểu khả năng của việc thông điệp bị tiếp nhận không chính xác. Nó cũng tạo ra bằng chứng vô giá sau này nếu có phát sinh tranh chấp liên quan đến thông điệp bằng lời này vì nó sẽ bị chuyển thành hồ sơ, nêu rõ người đưa ra và thời gian đưa ra. Kỹ thuật văn bản theo sát/ theo đuổi là một phần rất quan trọng của việc lập hồ sơ dự án.

Nghe chủ động

Việc Giao tiếp/ truyền đạt thông tin yêu cầu hai chiều là đưa và nhận. Ít nhất một phần ba quá trình này là ở phía đầu người nghe. Việc nghe đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình Giao tiếp/ truyền đạt thông tin. Cùng với việc thực hành, nghe chủ động sẽ được cải thiện theo thời gian.

Một số yếu tố làm ảnh hưởng đến việc nghe

• Chủ đề của nội dung
• Ngữ cảnh người nghe
• Cách thức truyền đạt
• Môi trường vật lý

Một số tính chất nâng cáo việc nghe chủ động của người nghe:

• Tính sẵn sàng
• Tính vô tư, không thiên kiến
• Ham hiểu biết
• Phản ứng, tương tác tích cực
• Kiên nhẫn
• Tập trung
• Chú ý ngôn ngữ cơ thể

Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản (written communication)

Giới thiệu

Phần lớn việc trao đổi thông tin của kỹ sư tư vấn giám sát/ giám sát viên trong xây dựng là Giao tiếp/ truyền đạt thông tin bằng lời. Tuy nhiên, việc giao tiếp bằng văn bản có một vai trò quan trọng và không thể thiếu được

Như ở trên đã nói, giao tiếp bằng lời có những hạn chế và khuyết điểm của nó trong việc truyền đạt thông tin. Sự xác nhận về việc tiếp nhận thông tin đúng như dự kiến của người nói không được chứng thực. Điều này sẽ khác khi thông điệp được truyền tải bằng văn bản, đặc biệt là khi phân phối tới nhiều người khác nhau. Một số lý do chính mà văn bản được dùng thay cho bằng lời gồm có:

• Văn bản có tính chất dễ hiểu hơn và hỗ trợ truyền tải thông tin tốt hơn là bằng lời
• Văn bản có tính chất lưu trữ được và không bị thay đổi theo thời gian hay cảm xúc
• Văn bản là một chỉ dấu cho việc phê duyệt, chấp thuận. Thông thường nếu bên nhận không có phản hồi, đây là một chỉ dấu không phản đối.

Giao tiếp/ truyền đạt thông tin hiện trường và công tác hồ sơ

Tư vấn giám sát tạo ra rất nhiều hồ sơ hiện trường. Do đó, một trong những kỹ năng quản lý mà người làm tư vấn giám sát phải trau dồi là kỹ năng viết văn bản. Tuy nhiên, kỹ năng này cần tập trung vào thu thập thông tin chính xác và làm rõ những chỗ mơ hồ để các bên đều hiểu được.

Các giám sát viên thường rất miễn cưỡng khi phải viết ra các thông tin vì họ không có kỹ năng viết như những người được đào tạo chuyên nghiệp về viết. Nhưng vì hồ sơ dự án thường có ý nghĩa pháp lý rất quan trọng nên các giám sát viên phải lập hồ sơ hoàn chỉnh và toàn vẹn bằng văn bản. Những việc này sẽ bảo vệ danh tiếng và bảo vệ tư cách pháp lý của công ty chủ quản. Có bốn loại tài liệu quan trọng mà các kỹ sư tư vấn giám sát làm ra tại hiện trường gồm:

• Nhật ký công việc (The Job log)
  • Ghi chép lại các quá trình, công việc thường là hàng ngày tham gia. Nhà thầu và các nhà thầu phụ cũng ghi chép Nhật ký dự án của họ riêng. Nhật ký có các tác dụng như sau:
    • ghi lại thành hồ sơ (các) sự kiện quan trọng của dự án
    • xác định trách nhiệm và thiết lập cho sự chịu trách nhiệm bồi thường
    • lưu lại lịch sử sự kiện diễn ra
    • lập lại hồ sơ điều kiện làm việc
    • giải thích tại sao diễn ra sự kiện
  • Một số nội dung chính cho Ghi chép nhật ký công việc tham khảo như sau:
    • Ngày tháng năm
    • Thời tiết
    • Tai nạn công việc
    • Các vấn đề về an toàn
    • Số lượng công nhân
    • Thiết bị chính được sử dụng
    • Sự kiện chính
    • Khách viếng thăm công trường
    • Tiến độ Thầu phụ
    • Công việc không phù hợp
    • Quyết định
    • Mô tả các hoạt động hàng ngày
    • Chỉ dẫn bằng lời
    • Các câu hỏi cho văn phòng
    • Chữ ký và ngày ký
  • Lưu ý cần có hướng dẫn cho việc tuân theo khi thực hiện để bảo vệ tính toàn vẹn của Nhật ký công việc vì đầy là một tài liệu pháp lý quan trọng. Nếu thực hiện dưới hình thức là một bản cứng, tài liệu này phải làm theo hình thức để không thể bổ sung hoặc sửa đổi vào tài liệu gốc. Điều này làm được bằn cách đóng thành quyển và giáp lại. Cũng có thể làm thành hình thức nhiều form khác nhau và cuối ngày sẽ được tập hợp và phân phát lại. Số trang phải được đánh số theo thứ tự để không thể chèn thêm vào. Phải viết bằng bút mực. Bất kỳ sửa đổi nào đều phải theo cách gạch chỗ cũ, viết mới kèm theo ghi rõ ai sửa và khi nào.
  • Hiện nay, việc tạo nhật ký sử dụng máy tính phổ biến. Nội dung cũng như là bản in giấy. Chỉ lưu ý hơn vấn đề về bảo mật và an toàn thông tin. Việc này người làm tư vấn giám sát phải phối hợp và có thêm kiến thức về tin học để thực hiện.

• Bảng theo dõi thời gian (Time cards)
• Bản vẽ hoàn công (Record drawings)
• Yêu cầu được ủy quyền tại hiện trường/ Lệnh thay đổi (Field authorizations/ Change order)
  • Đây là một loại tài liệu chính ghi lại các thay đổi hợp đồng. Nó là một biểu mẫu sử dụng để ghi lại làm tài liệu khi có một yêu cầu bằng lời được đưa ra tại hiện trường. Rất nhiều khi nhà thầu bị yêu cầu thực hiện các thay đổi so với hợp đồng tại hiện trường mà không thực hiện các thủ tục thay đổi chính thức. Sẽ không có thay đổi hợp đồng hoặc công việc phát sinh được thực hiện khi chưa có ký xác nhận của người có thẩm quyền. Khi kỹ sư tư vấn giám sát được yêu cầu làm khác với hợp đồng, họ thường yêu cầu có một bản thông báo được ký mô tả đầy đủ công việc được yêu cầu. Người yêu cầu cần đưa ra tài liệu Yêu cầu được ủy quyền tại hiện trường được ký tên, và nếu người ký là người được ủy quyền hợp lệ, công việc sẽ được thực hiện ngay. Thường là người yêu cầu không đưa ra văn bản này. Khi đó Kỹ sư Tư vấn giám sát là người đưa ra mẫu này sử dụng mẫu của mình cho người yêu cầu sử dụng và ký ban hành (có thẩm quyền) và công việc có thể tiến hành.
  • Loại văn bản mẫu này rất quan trọng và có giá trị sử dụng cao, giúp kỹ sư tư vấn giám sát rất nhiều trong việc kiểm soát tình hình khi có yêu cầu thay đổi phát sinh trên công trường.
  • Mẫu này cần làm đơn giản nhưng cũng cần thể hiện rõ ràng khi có yêu cầu thay đổi, các vấn đề kèm theo như thời gian, chi phí cũng được nêu ra.
  • Khi mà bên yêu cầu thay đổi là người không có thẩm quyền, hoặc không muốn ký vào văn bản, tài liệu này là một hồ sơ để buộc tất cả các bên quay lại quy trình xử lý thông thường và điều này làm giảm gánh nặng cho kỹ sư tư vấn giám sát khi phải thực hiện những việc ngoài hợp đồng.

Giao tiếp/ truyền đạt thông tin tại văn phòng

Trong văn phòng, có nhiều dạng hồ sơ trao đổi thông tin, và có bộ phận khác nhau xử lý. Tuy nhiên có các loại văn bản chính hay dùng như sau:

• Biên bản ghi nhớ (Memoranda)
• Thư từ (Letters)
• Biên bản làm việc (Minutes)
• Báo cáo (Reports)
• Thư điện tử (E Mail)

Một số phẩm chất của những người quản lý, giám sát viên thành công

Kỹ năng ứng xử nhân bản	Là người thầy
Giao tiếp tốt (giao tiếp nói và văn bản)	Tế nhị
Tôn trọng – tôn trọng người khác	Phát triển con người
Thuyết phục, lôi cuốn	Nhất quán
Ngăn nắp	Là người giải quyết vấn đề
Có kiến thức	Có định hướng mục tiêu
Dẫn dắt thông qua ví dụ cụ thể	Là người lập kế hoạch tốt
Nhận được sự tôn trọng của người khác	Có nguyên tắc
Tư duy cởi mở	Lạc quan
Tự tin	Bình tĩnh
Trung thực	Công bằng
Người ra quyết định tốt	Là người tạo động lực
Biết ủy nhiệm	Khiêm tốn
Chân thành	Biết công nhận
Theo đuổi đến cùng	Là người đáng tin cậy
Có trí tưởng tượng	Người dễ tiếp cận
Sẵn sàng chia sẻ thông tin	Là người xây dựng đội ngũ
Quản lý khủng hoảng – có thể được trông đợi khi bị khủng hoảng	Đặt ra yêu cầu cao
Là người có khả năng lắng nghe