6 Bước Căn Bản Để Lập Tiến Độ Dự Án

Việc lập tiến độ dự án không chỉ là yếu tố khoa học mà còn bao hàm nhiều yếu tố nghệ thuật trong đó, và kết quả cuối cùng của các dự án minh chứng cho điều này. Có rất nhiều bài báo, hay sách về quản lý dự án nói về cách để lập tiến độ dự án, tuy nhiên Gizento tin rằng chỉ cần làm theo 6 bước căn bản dưới đây để lập tiến độ dự án thì bạn sẽ thành công và không còn cảm thấy khó khăn nữa.

Bạn đã bao giờ nghe nói các nhà quản lý dự án không có cách làm việc giống nhau trong đó có việc lập và theo dõi tiến độ dự án khác nhau. Nếu bạn đã từng nghe thì đây là lúc bạn phải xem lại cách mà tổ chức bạn, đội nhóm của bạn cũng như bản thân bạn lập và quản lý tiến độ dự án.

Một trong số những khó khăn đặt ra là các thành viên của một nhóm làm dự án thường phải làm việc với nhiều nhà quản lý dự án có cách xây dựng và theo dõi tiến độ khác nhau. Tôi thường nghe mọi người phàn nàn rằng tại sao các nhà quản lí dự án không có cách làm việc giống nhau? Để khắc phục điều này, hãy tham khảo 6 bước căn bản sau đây:

BƯỚC 1: Xác định các công việc cần đưa vào tiến độ

BƯỚC 2: Lên trình tự cho các công việc

BƯỚC 3: Định lượng tài nguyên cần có cho các công việc

BƯỚC 4: Tính toán thời gian cần để thực hiện các công việc

BƯỚC 5: Xây dựng tiến độ

BƯỚC 6: Theo dõi và quản lý tiến độ

BƯỚC 1: Xác định các công việc cần đưa vào tiến độ

Hãy thiết lập hệ thống phân chia công việc (Work Breakdown Structure -WBS) rồi chia nhỏ các hoạt động ra để có thể lên được tiến độ làm việc cho chúng. Hãy sử dụng ngay WBS cho dự án của mình nếu bạn sử dụng bao giờ trước đấy nhé vì lợi ích của WBS là rất lớn.Nếu bạn thậm chí còn chưa sử dụng WBS cho dự án của mình thì bạn nên làm việc đó ngay lập tức.

Hãy xem xét từng gói công việc WBS và xác định những công việc nào là công việc cần thiết để tạo nên các gói công việc đó. Ví dụ gói công việc của bạn trong WBS là “Thi công móng”, vậy thì các công việc bạn cần để lập tiến độ sẽ bao gồm: “Ép cọc BTCT 300×300”, “Đào đất”, “Cốt thép móng” , “Cốp pha móng”, và rồi “Bê tông móng”.

BƯỚC 2: Lên trình tự cho các công việc

Bạn có biết trò chơi ghép hình thuở nhỏ? chúng ta phải xếp từng hình một theo một trật tự nhất định để hoàn thành hình ghép. Khi sắp xếp trình tự các công việc bạn cũng nên tư duy một cách tương tự, trong đó mỗi một bức tranh ở trên sẽ đại diện cho một công việc, vậy thì công việc đầu tiên, thứ hai, thứ ba là gì, v.v.  Đây chính là mục đích của bước thứ hai. Chúng ta sẽ lên thứ tự công việc bằng cách sắp xếp chúng theo một tuần tự nhất định.

Ví dụ, bạn phải ép cọc trước sau đó mới tiến hành đào đất và tiếp theo là thi công cốt thép, cốp pha, bê tông móng.

Trong một số trường hợp, hai hay nhiều công việc có thể được thực hiện song song. Đây là bước để chúng ta nhìn vào các việc phụ thuộc về mặt tiến độ như có công việc phải kết thúc rồi mới bắt đầu công việc khác, có khi công việc bắt đầu cùng nhau, có khi công việc kết thúc cùng nhau, v.v nhằm tìm ra những mối quan hệ giữa công việc này với công việc khác khác. Nếu bạn sử dụng MS Project để lập tiến độ thì chính là các mối liên hệ SS, FS, FF, SF mà MS Project đã cung cấp

BƯỚC 3: Định lượng tài nguyên cần có cho các công việc

Ở bước thứ ba này đòi hỏi bạn phải định lượng được những nguồn tài nguyên cần sử dụng để đạt được mục tiêu của mỗi công việc đề ra. Việc này bao gồm định lượng được số lượng nhân công, vật tư, chi phí cố định và các máy móc thiết bị để thực hiện công việc. Các nguồn tài nguyên này cần được chọn lựa từ trước khi bạn tính đến lượng thời gian thực hiện các công việc đó.

BƯỚC 4: Tính toán thời gian cần để thực hiện các công việc

Bước này đòi hỏi bạn và cộng sự của mình phải phân tích sẽ mất bao lâu để hoàn thiện được một công việc trong kế hoạch. Bạn có thể sử dụng một số công cụ sau để làm việc này:

Tham khảo ý kiến chuyên gia: tham khảo ý kiến của một người đã có kinh nghiệm và thành thạo trong việc ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc nhất định.

So sánh các dự án tương đương: đây là cách tiếp cận thông qua nghiên cứu các dự án tương đồng với dự án đang thực hiện trong cùng một tổ chức, từ đó dự đoán một công việc nên được thực hiện trong bao lâu.

Ước lượng tham số hóa (Parametric Estimating): Việc này chỉ đơn giản là nêu lên một ước tính. Ví dụ, bạn có thể tham khảo định mức hao phí tài nguyên nhân công, máy móc cho các công việc thông qua các phần mềm dự toán dự thầu như GXD, Acitt, G8…để biết rằng với lượng tài nguyên ước tính như trong bước 3 thì một công việc mất bao nhiêu ngày.

Đánh giá 3 điểm: trong một số trường hợp khác phức tạp hơn thì có thể dùng phân tích PERT (Project Evaluation and Review Technique), đây là một công cụ rất hữu ích để đánh giá được thời gian của một hoạt động. Bạn chỉ cần đưa ra một trọng số của thời gian hoàn thành một công việc theo 3 xu hướng: bi quan, khả thi và lạc quan. Ước tính này có công thức sau:

(Thời gian bi quan + 4 x Thời gian khả thi + thời gian khả quan) / 6

BƯỚC 5: Xây dựng tiến độ

Bước này là quy trình trong đó các công việc đã được xếp theo tiến độ, các nguồn lực tài nguyên cần thiết và thời gian của mỗi công việc đã được sử dụng để đưa ra một kế hoạch tổng thể. Những công cụ sử dụng trong quy trình này bao gồm phương pháp Đường găng (Critical Path Method), rút ngắn tiến độ, các viễn cảnh nếu – thì, cân bằng nguồn lực cũng như chuỗi găng CCM (Critical Chain Methods). Tất cả những công cụ này bạn đều có thể thao tác đơn giản trong phần mềm lập và quản lý tiến độ MS Project.

Khi tiến độ đã được xây dựng thì nó sẽ trở thành khung tham chiếu để đưa ra cái nhìn tổng thể về kế hoạch và tiến độ thực tế sau này

BƯỚC 6: Theo dõi và quản lý tiến độ

Trong bước cuối cùng này sẽ bao gồm việc theo dõi cũng như quản lý các tiến độ đã được đề ra. Bước này sẽ được thực hiện xuyên suốt cả dự án và sẽ đảm bảo rằng tất cả các công việc đạt được đều trùng khớp với những kế hoạch được đề ra. Việc quản lý tiến độ đòi hỏi việc sử dụng hệ thống báo cáo tiến độ, hệ thống kiểm soát thay đổi tiến độ, ví dụ như việc sử dụng yêu cầu thay đổi tiến độ (Project Change Requests), quản lý công việc và các phương pháp phân tích khác để xác định có cần thêm hoạt động gì để đưa tiến độ đi đúng quỹ đạo của nó hay không. Bạn hãy thực hành sử dụng MS Project để giúp bạn làm những công việc này được nhanh, hiệu quả và trực quan hơn